Как рассказать сотрудникам о внедрении системы учета рабочего времени

Почему возникают проблемы
Сотрудники компаний прекрасно знают, что бизнес платит им за определенную работу, а не за зависание в ВК в рабочее время. Но если руководитель намеревается проследить за тем, как работники проводят оплаченные часы, начинаются проблемы.
Коллектив выступает против наблюдения за своей работой. Возникают возражения в духе: «Это нарушение прав!»; «Это вторжение в личное пространство!» В таком развитии событий нет ничего неожиданного. Темы, касающиеся прав и свобод, личного пространства человека — всегда самые острые. Люди готовы сутками спорить по этим вопросам.
Пойдет ли всё в таком негативном ключе при внедрении WorksWell в вашей компании, полностью зависит от вас. Вы в силах не допустить этого. Чтобы команда приняла нововведение с пониманием, не скрывайте от работников, что внедряете мониторинг.
Внедрить скрыто — плохая идея
Иногда руководителю кажется, что проще всего умолчать о внедрении системы учета рабочего времени. Мы настоятельно рекомендуем не делать так. И вот почему:

• Вы не нарушите ничьих прав.

Наблюдение за рабочими компьютерами законно. Вы мониторите только то, что касается работы и за что вы платите деньги персоналу: используемые программы, потраченное время.
Если сотрудник, например, переживает за переписку в личном мессенджере, то не должен открывать его на рабочем компьютере. К тому же, личный мессенджер без крайней необходимости вообще не должен использоваться в рабочее время.

• Вы наверняка столкнетесь с проблемой, если установите программу тайно.

Всё тайное, как известно, рано или поздно становится явным. И о скрытом внедрении мониторинга сотрудники когда-нибудь узнают. Этот момент, как правило, становится концом доверия коллектива к компании. В результате руководитель получает падение мотивации и значительное проседание показателей.
С учетом всего перечисленного, мы обеими руками за прозрачность. Внедряйте мониторинг открыто, а чтобы не возникало проблем, расскажите для чего это делается как можно подробнее.

Расскажите о внедрении максимально подробно

Мы выяснили, что люди бывают против не самого факта мониторинга, а возможного вторжения в их личное пространство. Следовательно, нужно объяснить коллективу, что система вводится не для слежки за их личной жизнью.

Вот как можно, например, объявить об установке мониторинга:

«Друзья! C первого сентября на ваших рабочих компьютерах установят программу WorksWell. Это система учёта рабочего времени, которая будет:

1. Мониторить вашу продуктивность. Будет контролироваться, какие программы вы открываете на компьютере, как долго их используете. Так мне будет проще анализировать показатели, назначать премии за перевыполнение планов или помогать тем, кто не успевает.
2. Учитывать рабочее время. Система будет фиксировать начало и конец вашего рабочего дня, перерывы. Я буду в курсе и опозданий, и переработок.
3. В онлайн-режиме показывать экран вашего компьютера и вести видеозапись активности. Я не собираюсь постоянно глазеть в ваш экран. Это нужно на случай расследования возможных инцидентов.
4. Записывать нажатия клавиш на клавиатуре. Эти данные практически не будут использоваться. Они нужны на случай возможных конфликтов. Например, если клиент пожалуется, что наш сотрудник оскорбил его, а потом стер переписку. С WorksWell я смогу оперативно убедиться, что с нашей стороны всё было в рамках приличий.

Еще система дает удалённый доступ к компьютеру. Эта функция понадобится, если кому-то из вас нужна будет помощь или если я замечу явное невыполнение KPI. Если с вашей продуктивностью всё нормально, таких проверок не будет.

Главная цель внедрения мониторинга — прозрачная работа компании. С помощью новой системы я смогу объективно оценивать вашу работу, правильно распределять нагрузку между вами и повышать общие KPI.

Если вы делаете свою работу, для вас ничего не поменяется. Если же кто-то из вас не выполняет задачи, которые должен, система поможет понять причину и мы постараемся исправить ситуацию.

Законные перерывы никто не отменяет. Чем заниматься в это время — ваше дело.

Подчёркиваю: программа внедряется исключительно на рабочих компьютерах. Не пользуйтесь на них личными мессенджерами, не указывайте данные карт — это можно сделать с мобильного телефона, в случае такой необходимости.