Учет рабочего времени сотрудников: виды и методы

Что такое рабочее время

Это время, в течение которого работник исполняет свои трудовые обязанности по должностной инструкции.
Формат работы не важен. Отработанные часы удаленщиков тоже нужно считать и документировать.
Порядок учета закрепляют во внутренних нормативах. Для этого составляют акты с учетом 91 статьи ТК РФ и производственного календаря, в котором указано расписание предприятия.

Режим рабочего времени

Режим может быть нормированным, ненормированным, гибким или посменным.
При нормированном режиме команда работает по четкому графику. Если работнику приходится задержаться или работать в выходные, ему выплачивают сверхурочные.
Бывает, что обязанности каких-то сотрудников нельзя четко распределить по определенным дням. Для учета их времени используют ненормированный режим. Но общие временные затраты работника в течение недели не должны превышать 40 часов.
При гибком графике работники могут самостоятельно регулировать свое рабочее время: выбирать удобные часы начала и окончания смены. При этом они соблюдают принятые на предприятии требования к продолжительности рабочего времени и отдыха.
При сменном графике рабочие и выходные дни чередуются. Например, два через два.

Виды учета

Руководитель компании обязан фиксировать отработанные сотрудниками часы при любом режиме труда. Но каким способом это делать, решать ему.

Есть несколько вариантов учета:

• Поденный. Используют в компаниях, которые работают в нормированном режиме с пятидневкой или шестидневкой. Количество отработанных часов считают в конце каждого дня.
• Понедельный. Применяют при ненормированном режиме работы. Отработанное время фиксируют каждый день, но итоговое количество часов подсчитывают в конце недели.
• Суммированный. Используют, если учитываемый период больше недели — месяц, год. Отработанные часы фиксируют каждый день, а итог подводят в конце заданного промежутка.

Методы учета

Табель
Самый простой, традиционный способ. Сейчас можно создать электронный табель в Excel или Google Docs, чтобы не возиться с бумагами. Подходит для проверок надзорных органов и расчета зарплаты.
Журналы учета
Позволяют детальнее контролировать время, когда работники приходят и уходят. Такой журнал обычно находится у вахтера. Сотрудники отмечают в нем время своего прихода и ухода, подписываются.

Оба этих метода подходят лишь для учета количества, а не качества труда. Контролировать еще и качество помогают современные технологии.
Видеонаблюдение
Этот метод может вызывать у людей напряжение. Его выбирают лишь в оправданных ситуациях. На ведение видеонаблюдения нужно получить согласие персонала, закупить оборудование, а для контроля полученных данных выделить отдельного сотрудника.
CRM-системы
Позволяют облегчить учет времени для ответственных лиц. Такие программы имеют таймеры. Придя на рабочее место, сотрудник запускает таймер, а по завершении работы — останавливает. Чтобы всё работало, сотрудники должны своевременно запускать таймер и не забывать выключать его в конце смены.
Специальные сервисы
Их устанавливают на рабочие компьютеры сотрудников. Специальная программа для учета фиксирует каждое включение–выключение устройства, делает скриншоты рабочего стола, формирует статистику. Руководитель или ответственное лицо может в любое время просматривать данные и контролировать эффективность команды. Использовать такие программы можно без получения согласия персонала.

Коротко о главном

Рабочее время — часы, которые работник тратит на исполнение обязанностей согласно своей должностной инструкции. Каждый руководитель обязан вести учет времени труда, а способы можно выбирать на свое усмотрение.
Вести учет можно на бумаге или электронно. Для этого необязательно стоять над каждым сотрудником с секундомером. С задачей отлично справляются сервисы, которые ведут учет автоматически.